1月から仕事の幅が広ったことで、自分が担う役割も増えてきました。ディレクター兼デザイナー兼社内プロジェクトメンバーマルチタスクプレイヤーと名刺に記載しておきたいくらいです。。。役割が増えると、比例してタスクもどんどん増えていきます。
同時並行にいろいろなことを進めることになるのですが、正直マルチタスクは苦手です。どうしたら、仕事をスムーズにすすめられるのか、いろいろな本を読み、実際に実行して、いまのところ効果があったものを「準備段階」と「作業段階」に分けてまとめてみました。
1/準備段階
1-1 なるべくルーティーン化や簡略化を試みる
アートディレクターの水野さん著「いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書」では、仕事をルーティーン化することで、考える時間や作業時間を確保する方法を紹介されていました。多くの仕事はある程度パターン化できます。会社の中でもフロー化されていることもありますが、人によってやり方が違っていたり、決まったフローが非効率の場合もあります。
LPを作る場合、他社分析＞社内ヒアリング＞FW作る＞デザインラフ＞デザインアップ＞コーディング＞テストアップ＞公開などが私の場合、ほとんどの形なので、このルーティーンを回しつつ、案件の規模や工数によって各ステップにかける工数の割合を変えたり、省いたりしつつ、進めています。
また一番大切なところは簡略化のところです。分析やヒアリング、FWあたりは外部サービスやエクセルなどを使用して、作業を簡略化できるように日々工夫中です。
1-2 キックオフは早めに実施
以前までは「キックオフする前の下準備が大事！」と思っていたのですが、実際に幾つかの案件のキックオフをしてみると、想像していた以上に課題が多いことや、事前に聞いていた内容の範囲を超えていたりすることが多々あります。未だに慣れないキックオフなのですが、早めに実施することで、関係する人たちで課題を共有できたり、課題によってはプロジェクトや案件のスケジュールを調整することもできます。迷った時や、新しいことをやるときは早めにキックオフしてしまうのも良いのかもしれません。
1-3 やることをステップ化する
同時に案件を回していると、「えっと次は何をやるんだっけ...」と一瞬フリーズすることがあります。。。また、なかなか進まないタスクもあります。その場合は細かくステップ化することで、1つ１つのアクションを簡易的にすることがおすすめです。
たとえばLPのFWを作る場合、扱う商品の訴求ポイントを整理する ＞ 強豪他社の商品を調べる ＞ 差別化できるポイントを洗い出す ＞ FWの構成を差別化ポイントが引き立つようにラフ作る ＞ チームメンバーへの確認でブラッシュアップするなど行動しやすいようにステップ化していきます。個人的にこのステップ化がとても効果ありました。少しでも進んでいる感は、自分のモチベーションアップにも繋がります。
2/作業段階
2-1 影響範囲の広いものから取り掛かる
多くのタスクがあると「優先度」を決めて実施することが求められます。私の場合、一つのことに集中すると、他のタスクが見えなくなることがあるのですが、その時は「このタスクはどのくらい影響範囲があるか」を優先基準にしています。
たとえば「この作業で売り上げが左右される」「このタスクが終わらないと、他の部署の人が動けない」など影響範囲を考えると自分だけの基準ではなく、全体の優先基準でタスクを決めることができます。
2-2 検討、分析、検証など直接生産しない作業は制限時間を設ける
情報を集め、検討したり分析したり、コーディングであれば検証するなどの、直接生産はしない作業系はあっというまに時間がすぎてしまい、その結果何もしていない、生み出してない状態になります。
そんな状態になる前に、一定時間を超えたら、自分より知見や経験がある人に聞く、チームメンバーや上司とブレストや相談をすることはおすすめです。「まずはググれ」というように、自分で調べることや検討することも必要ですが、一定時間を設けても結果を出せない場合は、他の方の協力を得たほうが早めに結果を得ることもできます。
2-3 一度にする作業は一案件のみ
バナーを作りつつ、他の案件のWFを書いて...バナーの修正がきたら対応するといったようにちょこちょこ作業を回すことはおすすめできません。どちらにも集中できずに、中途半端になりやすいです。また脳にもあまりよくないようです。
対応方法は「一旦忘れる」ということです。上記の場合は、修正時間を見越して早めにバナーを提出しておきます。その後、バナーの修正がかえってきても、WF制作がひと段落するまではバナーの対応はしません。飽きやすい私には効果的で、WFを作ったけど、なんか気分変えたいな〜といった気分の切り替えもしつつ、１つ１つの作業にも集中もできます。
2-4 周りに振れるものは振りまくる
多くのタスクに追われると、つい自分でどうにかしなくては...と思いがちですが、周りにふれるタスクはどんどんふっていくことをおすすめします。時々「他の人にふっても、自分でやるほうが早い...」という方もいますが、それだとずっと、自分も周りも変わらず、自分だけが苦しくなってきます。タスクを振ることは、「仕事を覚えてもらうタイミングをつくること」、「お互いに良い仕事環境を作っていくこと」の第一歩だと思います。
まとめ
1つ1つは当たり前のことなのですが、いざ仕事に終われると忘れがちになることを今回まとめてみました。仕事の進め方を見直したな...、もっと効率的に仕事をまわしたいなといった方の参考になれば...とうれしいです。
まだまだ自分も効率化の取り組み途中ではあるので、いろいろな方や本から学びつつ、実践していけたらと思います。